Dokumentų valdymo sistema (DVS)

Sistema įmonėse naudojama norint sutrumpinti suderinamų ir priimamų sprendimų vykdymo laiką, saugiai archyvuoti ir saugoti dokumentus, greitai bei lengvai juos rasti duomenų bazėje, tikrinti ir kontroliuoti darbų vykdymo discipliną.

Dokumentų valdymo sistema:

  • Šiuolaikinė ESC (Enterprice Content Management) su dideliu galimybių sąrašu.
  • Atitinkanti Lietuvos įstatymų reikalavimus bei tradicinį darbą su dokumentais, bei dokumentų vykdymo kontrolė.
  • Darbinių procesų automatizavimas, procesų valdymas ir galimybė dirbti su projektais.
  • Suderinta su Windows, Linux, web naršyklėmis, išmaniais telefonais ir planšetiniais kompiuteriais, debesų kompiuterija.

Dokumentų valdymo sistema padeda sutvarkyti procesus, juos automatizuoti ir valdyti Jūsų darbuotojų darbo efektyvumą.

Programos funkcionalumas

  • Verslo procesų automatizavimas:. Tipinių procesų automatizavimas darbui su dokumentais: peržiūros, suderinimo, tvirtinimo, vykdymo ir dokumentų registracijos procesus ir kt. Jūs galėsite dirbti su jau paruoštais procesų šablonais, kurie bus pritaikyti Jūsų įmonei (Pvz., Sutarties derinimo procesas). Procesų maršrutizacija pagal nustatytas sąlygas (Pvz., Sutartį, kurios suma didesnė nei 1000 eur., būtina suderinti dar ir su įmonės teisininku).
  • Dokumentų šablonai: galimybė naudotis iš anksto paruoštais Jūsų įmonės dokumentų šablonais. Automatinis dokumento šablono turinio užsipildymas iš dokumento kortelės ne tik eliminuos klaidų tikimybę, bet ir sutaupys laiko.
  • Sutarčių dokumentai: sutarčių, aktų, susitarimų ir kitų sutartinių dokumentų apskaita. Sutarčių tvirtinimas, sutarties susirašinėjimų istorija. Sutarčių apskaita, kontrolė ir terminų sekimas. Visų su sutartimi susijusių dokumetų (aktų, sąskaitų ir kt.) apskaita. Automatinis sutarties termino pratęsimas ir atsakingo asmens informavimas. Sutarties originalų kopijų apskaita.
  • Gauti ir išsiųsti dokumentai: gautų ir siunčiamų dokumentų korespondencijos apskaita. Patogi, automatinė dokumentų numeracija. Gauto ir siunčiamo dokumento kortelės pildymas ir reikiamų rekvizitų įvedimas kiekvienam dokumentui. Automatinė susirašinėjimų istorija pagal gautus ir siunčiamus dokumentus.  Automatizuota elektroninė dokumentų valdymo sistema su kontrahentais su elektroninio parašo palaikymo galimybe.
  • Raštinės darbas: dokumentų apskaita pagal bylų nomenklatūrą, dokumento įdėjimas į bylą, kontrolė. Dokumentų perdavimų žurnalo vedimas. Dokumentų perdavimas į archyvą, bylų naikinimas ir apskaita.
  • Efektyvus kolektyvinis darbas: Galima visų darbuotojų prieiga prie failų. Atlikus pakeitimus failuose, išsaugomos ankstesnės failų versijos.
  • Darbas su projektais: projektų planas, ganto diagrama. Projektinių užduočių apskaita ir kontrolė. Darbo laiko apskaita pagal projektus. Galimybė įsikelti projektus iš Microsoft Project. Prie projektų yra galimybė priskirti su projektu susijusią dokumentaciją, failus, laiškus, procesus, renginius bei analizuoti visą šią su projektu susijusią informaciją.
  • Forumas: dokumentų aptarimas, renginių, projektų, failų bei kitų darbinių bei asmeninių klausimų aptarimas.
  • Kalendorius: priminimai, laiko rezervavimas susitikimams. Galimybė dirbti su asmeniniais bei kolegų kalendoriais.
  • Darbo laiko apskaita: Vadovai turi galimybę vertinti savo pavaldinių darbo laiko analizę pagal darbų tipus, atliktą darbo laiką, projektus. Kasdienė atliktų darbų laiko apskaita. Galimybė DVS prie bet kurios užduoties pridėti atliktų darbų trukmę.
  • Elektroninis parašas: Galėsite kurti elektroninius dokumentus ir pasirašyti juos kvalifikuotu elektroniniu parašu tiesiai iš „DVS“.

Ataskaitos: Analizuokite įmonės  veiklos efektyvumą pasitelkdami ataskaitas. Naudokitės „DVS“ pateikiamais ruošiniais arba susikurkite patys sau aktualias ataskaitas.

Paieška: paieška pagal rekvizitus, visatekstė paieška pagal failo turinį.

Mobilus DVS: darbas su dokumentais, užduotimis, laiškais, ir kalendoriumi mobiliuose įrenginiuose ir planšetiniuose kompiuteriuose, iOS ir Android platformų palaikymas.

Web klientas ir elektroninis paštas: Galimybė prisijungti prie dokumentų valdymo sistemos per internetą. Bet kurį dokumentą ar failą galima išsiųsti elektroniniu paštu.

Integracija: apsikeitinėkite duomenimis su kitomis mūsų siūlomomis programomis. Numatytos apsikeitimo taisyklės ir duomenų sinchronizavimas su tipinėmis konfigūracijomis:

  • 1C:ERP,
  • 1C:Prekybos valdymas 8", redakcija 10.3,
  • 1C:Buhalterija 8", redakcija 2.0,
  • 1C:Darbo užmokesčio ir Personalo apskaita 8", redakcija 2.5.

Dokumentų valdymo sisitemos (DVS)  automatizavimas:

UAB „Eurosoft LT“ siūlo visapusišką sprendimą siekiant sumažinti išlaidas ir sutaupyti dirbant su įmonės dokumentacija. 1C:Dokumentų valdymo sistema leis optimizuotai valdyti  dokumentų saugojimo ir apdorojimo procesus ir sumažinti su tuo susijusias išlaidas.

Dokumentų valdymo sistema išsprendžia visą eilę aktualių problemų.

  • DVS įdiegimas suteikia efektyvesnį darbuotojų įsitraukimą į įmonės darbą. To pasekoje supaprastinama darbuotojų darbų vykdymo ir atlikimo kontrolė.
  • Dokumentų automatizavimas sutaupo laiką atliekant standartines ir nestandartines operacijas su dokumentais.
  • Dokumentų srautas organizuojamas į vieningą sistemą, todėl atsiranda galimybė atsisakyti didelės apimties atskiro dokumentų archyvavimo.